Dieser Beitrag orientiert sich wie bisher am Leistungsauftrag des Kantons, der konkret definierte Leistungs- und Wirkungsziele enthält. Die operative Führungsverantwortung wurde mit diesem Schritt verstärkt den Gremien der PHBern übergeben.

Verwaltungsprozesse ändern sich
Die mit dieser Änderung verbundene Entkoppelung der Rechnung der PHBern von der Staatsrechnung setzte die Einführung eines neuen Finanzverwaltungssystems voraus. Die PHBern nutzte diese Gelegenheit, um mit SAP nicht nur ein Finanzverwaltungssystem, sondern gleichzeitig ein integriertes Enterprise Resource Planning System (ERP) einzuführen. Das bewirkte allerdings, dass sich sehr viele Verwaltungsprozesse änderten oder noch ändern müssen. Geduld war und ist gefragt. Unzählige Mitarbeitende mussten neue Abläufe einrichten und lernen, ein neues System zu bedienen. Studierende warteten auf die Rechnungen für die Studiengebühren, Lieferanten ärgerten sich wegen langer Zahlungsfristen. Doch konnten die wesentlichen Probleme – wenn auch mit Verzögerung – gelöst werden.

Gute Zusammenarbeit mit der Berner Fachhochschule
Bei der Einführung von SAP erwies sich die Zusammenarbeit mit der Berner Fachhochschule als besonders nützlich. Die Umstellung auf das Beitragssystem erfolgte an beiden Hochschulen gleichzeitig und beide führten SAP gleichzeitig mit dem gleichen Lieferanten ein. Der partnerschaftliche Dialog über die Prozesse und deren technische Umsetzung war ein grosser Gewinn. Die jeweils andere Optik ermöglichte es, Fehler zu vermeiden. Zudem kann nun für den Betrieb des Systems eine gemeinsame Infrastruktur verwendet werden; über das Projekt hinaus hat sich ein ertragreicher Dialog etabliert. 

Mehr Autonomie
Im Beitragssystem hat die Führung der PHBern neu mehr Autonomie für die Bewirtschaftung der Ressourcen. Die Wege wurden kürzer, die Entscheide schneller und die Flexibilität grösser. Nun gilt es, sorgfältig abzuwägen, welche minimalen formalen Vorgaben eine gute Organisation benötigt. Alle Führungsebenen müssen sich vertieft mit betriebswirtschaftlichen Fragen befassen. 

Ausbau geht weiter
Der Ausbau des neuen Systems wird im kommenden Jahr noch viel Zeit in Anspruch nehmen. Will die Führung ihren breiteren Handlungsspielraum wahrnehmen, braucht sie termingerecht zweckmässige Führungsinformationen. SAP ist dafür eine gute Basis. Zusätzlich braucht es aber zweckmässige betriebliche Strukturen zum Aufbau und Austausch des notwendigen Wissens der Beteiligten. Die PHBern hat deshalb im Berichtsjahr entsprechende Gremien eingerichtet und baut nun die Führungsdienstleistungen kontinuierlich aus.